Soluciones avanzadas en tecnologías de información.

1. Desarrollo del Sitio Web

Es el diseño, programación e implementación de la página web del evento en donde estará publicada toda la información relacionada con el evento.

Metodología y Tiempos Requeridos:
Se realizará el diseño teniendo en cuenta la imagen corporativa del evento planteada por el cliente. El tiempo requerido es de 5 días calendario para la puesta al aire del sitio web.

Secciones Principales:

• Presentación
• Agenda
• Lugar
• Inscripciones
• Documentos de interés
• Hoteles
• Aerolíneas
• Patrocinadores
• Memorias

2. Inscripciones en Línea de los asistentes al evento

Se adaptará nuestro sistema de gestión de eventos "Hércules", con el que los interesados en participar en el evento podrán realizar su inscripción a través de internet y la organización podrá monitorear las estadísticas de participación en tiempo real.

Metodología y Tiempos requeridos:
Se integrará el sistema al sitio web del evento por donde los interesados podrán realizar las inscripciones, diligenciando un formulario en línea.
Opcionalmente se puede contar con el servicio de llamadas, inscripción y confirmación de asistentes al evento, operado por una o dos telefonistas quienes realizarán estas tareas realizando el registro en el sistema.

Funcionalidades Principales

• Permite la inscripción de participa ntes, solicitando los datos que los organizadores del evento indiquen previamente.
• Genera estadísticas en tiempo real, que pueden ser consultadas por la página del evento y pueden ser privadas con usuario y contraseña
• Facilita el envió de boletines con alertas a los participantes del evento
• Genera las escarapelas de forma automática

Requerimientos:

• Conocer los datos que se pedirán a los asistentes del evento.

3. Servicio de Call Center de inscripciones y resolución de preguntas

Se suministrara con 30 días de anticipación al evento una central con línea telefónica, dos operadoras, equipos de cómputo y software necesario para realizar las tareas de emisión y recepción de llamadas para las personas interesadas en inscribirse a su evento.

Funcionalidades principales:

• Registro de los asistentes que prefieren realizar el proceso de registro telefónicamente
• Solución de preguntas que existan en el público.
• Gestión de llamadas a bases de datos provistas por el cliente con el objetivo de invitar a las personas al evento.

4. Registro sistematizado de Asistentes al Evento

Se dispondrá de los recursos físicos y humanos para realizar el registro de los participantes al evento en el sitio de su preferencia.

Metodología y Tiempos requeridos:
Se instalarán 1 equipo por cada 100 participantes cada uno con impresora láser y el software necesario para realizar el proceso de registro. Nuestros digitadora@s, realizarán el proceso de digitación de los datos. El organizador del evento debe suministrar el papel de la acreditación, con estuche y lazo o si lo prefiere INP también ofrece la opción completa.

Requerimientos en el sitio del evento

• Se requiere una conexión de energía, mesas y sillas.

5. Transmisión de video en Directo desde el sitio del evento

Realizamos la transmisión de video durante el día del evento, por medio de los sitios web de su elección, siempre y cuando se cuente con el acceso a estos servidores o la colaboración de los webmaster que manejan estos sitios. Los visitantes interesados podrán el evento viendo el video y escuchando el sonido en tiempo real desde cualquier ubicación geográfica.
La experiencia del usuario será similar a ver el evento en televisión, con la ventaja que podrá observarlo desde cualquier lugar del mundo. Es posible habilitar nombres de usuario y contraseña para las personas que sean indicadas por el comité organizador del evento, con el objetivo de permitir el acceso a la transmisión solo a los usuarios que realmente no puedan asistir al evento, o si lo prefieren el acceso será libre para cualquier persona que no pueda asistir al evento.

Metodología y Tiempos requeridos:
Dos Ingenieros y hasta 6 camarógrafos profesionales adaptaran el sitio web y realizaran la trasmisión desde el sitio de evento con los equipos necesarios para este fin, que incluyen equipo de cómputo, telecomunicaciones, audio y video profesional.

Requerimientos:

• Se requiere una conexión de banda ancha en el sitio del evento, con una velocidad de subida de datos de 1 mega.

6. Grabación, Edición y Montaje de Video Clips

Descripción General:
Se realizará la filmación del evento que incluirá entrevistas a los principales actores con el objetivo de generar un DVD completo con el registro filmográfico del evento. El material también será publicado en Internet.

Metodología y Tiempos requeridos:

• Dos profesionales de video realizaran la toma durante el evento, utilizando dos cámaras de alta resolución y micrófonos con calidad para televisión.
• Posteriormente este material se llevará al laboratorio digital en donde se realizara la edición correspondiente.
• Los siguientes pasos serán la integración a internet y producción de los discos DVD.

Alcances:

• Se entregará un DVD con calidad de alta resolución y un CD con calidad comprimida para internet Los videos se podrán visualizar desde internet mediante el sitio web del evento.

7. Memorias del evento

Se realizarán las memorias del evento en formato de DVD compatible con cualquier computador bajo sistemas operativos Windows, Linux o Mac OS. Se entregarán 80 DVD idénticos cada uno con caja, carátulas y label. El DVD contendrá fotos, videos y presentaciones hechas por los ponentes en el evento. Se podrá explorar el DVD con una presentación interactiva cuya imagen será acorde a la imagen del evento.

Metodología y Tiempos requeridos:
Un diseñador gráfico se encargará de diseñar la presentación de las memorias de forma interactiva de tal forma que al insertar el DVD se arranque una aplicación y muestre el contenido de las memorias con la imagen de la asamblea.

Es necesario contar con 15 días (html) ó 20 días (flash) para la realización del máster (DVD Original) y las 80 copias.

Alcances:
Las fotos, videos y presentaciones del evento serán entregados por el cliente al inicio del proyecto. No se podrá adicionar material una vez comenzado el trabajo.

8. Certificados en Línea para los Asistentes al evento

Los certificados de asistencia al evento podrán ser obtenidos por los participantes, ingresando al sitio web y digitando el número de documento. El sistema generara el certificado para descargar.